Kadrolu uzman istihdam edemeyen kurumlar
Tam zamanlı bir veri koruma uzmanını gerektirecek hacmi olmayan, ancak sürekli desteğe ihtiyaç duyan şirketler.
KVK & Uyumluluk
DPO ve Dış Kaynak Uzman
Uyumu yılda bir hatırlanan bir proje olmaktan çıkarıp, sorumlusu belli ve sürekli işleyen bir göreve dönüştürüyoruz.
Nedir?
DPO ve Dış Kaynak Uzman nedir?
Önce bir kavram karışıklığını gidermek gerekiyor. “Data Protection Officer”, yani veri koruma görevlisi, GDPR’da tanımlanmış resmî bir roldür; belirli hâllerde atanması zorunludur, görevleri ve bağımsızlığı düzenlemede ayrıca güvence altına alınmıştır. 6698 sayılı Kanun ise bu isimde zorunlu bir rol öngörmez. KVK tarafında karşımıza çıkan kurumsal figür, Sicil kaydı kapsamında bildirilen irtibat kişisidir ve yetkisi ile sorumluluğu veri koruma görevlisiyle aynı değildir.
Bu hizmeti, mevzuatta olmayan bir unvanı satmak için değil, kurumda gerçekten eksik olan işi üstlenmek için sunuyoruz: kişisel veri süreçlerini gün gün takip eden, başvuruları süresinde cevaplayan, ihlal anında ne yapılacağını bilen ve yönetime düzenli rapor veren bir uzman. GDPR kapsamındaki müşterilerimizde bu rol dış kaynak veri koruma görevlisi olarak, yalnızca KVK kapsamındaki müşterilerimizde ise veri koruma uzmanı ve irtibat kişisi desteği olarak konumlanır.
Dış kaynak modelinin pratik avantajı süreklilik ve bağımsızlıktır. Kurum içinde bu görev genellikle bir başka işin üzerine eklenir ve yoğunlukta ilk ertelenen iş hâline gelir. Dışarıdan yürütüldüğünde takvim sabit kalır, mevzuat takibi aksamaz ve süreç sahibiyle çıkar çatışması yaşamayan bir gözle değerlendirme yapılır.
Kimler için?
Bu hizmet kimler için uygun?
Aşağıdaki durumlardan biri size uyuyorsa bu hizmet doğru adrestir.
GDPR kapsamına giren kuruluşlar
Avrupa’da faaliyeti bulunan ve veri koruma görevlisi rolünü dışarıdan karşılamak isteyen kurumlar.
Başvuru yoğunluğu olan şirketler
Çok sayıda müşteriye dokunan, ilgili kişi taleplerini süresinde ve tutarlı biçimde cevaplaması gereken kuruluşlar.
İrtibat kişisi yalnız kalan kurumlar
Sicilde bildirilen kişinin hukuki ve teknik konularda arkasında bir uzman desteği bulunmasını isteyen şirketler.
Uyumu kurmuş, sürdürmekte zorlananlar
Danışmanlık projesini tamamlamış ancak dokümanların güncelliğini koruyamayan kurumlar.
Hızlı büyüyen teknoloji şirketleri
Yeni ürün ve entegrasyonların uyum etkisinin devreye alma öncesinde değerlendirilmesi gereken ekipler.
Kapsam
Hizmet kapsamında neler var?
Düzenli danışmanlık ve soru hattı
Belirlenen periyotta toplantı, ara dönemde yazılı soru–cevap desteği verilir; gelen sorular ve verilen görüşler kayıt altına alınır.
İlgili kişi başvuru yönetimi
Başvurular kaydedilir, kimlik doğrulaması yapılır, cevap metni hazırlanır ve yasal süre içinde gönderimi takip edilir.
İhlal müdahalesi ve bildirim desteği
Şüpheli olayda ilk değerlendirme yapılır; bildirim yükümlülüğü doğuyorsa Kurul’a ve ilgili kişilere yapılacak bildirimler hazırlanır.
Yeni proje ve tedarikçi değerlendirmesi
Devreye alınacak yazılım, kampanya veya tedarikçi ilişkisi öncesinde kişisel veri etkisi değerlendirilir ve şartlar önerilir.
Doküman ve envanter güncelliği
Politikalar, aydınlatma metinleri ve envanter düzenli olarak gözden geçirilir; değişiklikler yürürlüğe alınır.
Yönetim raporlaması
Dönemsel olarak başvuru sayıları, açık aksiyonlar, riskli alanlar ve mevzuat değişiklikleri yönetime özet raporla sunulur.
Nasıl işliyor?
Çalışma sürecimiz
Her adımın çıktısı bellidir; süreç boyunca nerede olduğunuzu bilirsiniz.
-
Devralma ve mevcut durum kaydı
Kurumun uyum dosyası, açık aksiyonları ve süreç sahipleri devralınır. Çıktı: başlangıç durum notu ve iletişim planı.
-
Çalışma düzeninin kurulması
Toplantı periyodu, başvuru akışı, eskalasyon kuralları ve raporlama formatı belirlenir. Çıktı: hizmet çalışma protokolü.
-
Rutin yürütme
Başvurular, sorular ve proje değerlendirmeleri gündelik akış içinde karşılanır. Çıktı: talep kayıt defteri ve görüş arşivi.
-
Olay ve değişiklik yönetimi
İhlal şüphesi veya mevzuat değişikliğinde plan devreye alınır, etkilenen dokümanlar güncellenir. Çıktı: olay kaydı ve güncelleme notu.
-
Dönemsel değerlendirme
Dönem sonunda yapılan işler, açık riskler ve gelecek dönem planı yönetimle gözden geçirilir. Çıktı: dönem raporu ve yol haritası.
Çıktılar
Size ne teslim ediyoruz?
Çalışma sonunda elinizde kalan somut belge ve kurulumlar.
- Hizmet çalışma protokolü ve eskalasyon şeması
- İlgili kişi başvuru kayıt defteri ve cevap arşivi
- Veri ihlali olay kayıtları ve bildirim dosyaları
- Yeni proje ve tedarikçi değerlendirme görüşleri
- Dönemsel yönetim raporu
- Mevzuat değişikliği bilgilendirme notları
SSS
Sık sorulan sorular
KVK’da DPO atamak zorunlu mu?
Kanun’da doğrudan bir veri koruma görevlisi atama zorunluluğu düzenlenmemiştir. Sicile kayıtla yükümlü veri sorumluları bakımından bildirilen figür irtibat kişisidir. Bu nedenle hizmeti “zorunlu DPO ataması” diye sunmuyoruz; kurumun ihtiyaç duyduğu uzmanlık ve süreklilik desteği olarak konumlandırıyoruz.
GDPR kapsamındaysak dışarıdan veri koruma görevlisi atanabilir mi?
GDPR, bu görevin hizmet sözleşmesiyle dışarıdan yerine getirilmesine izin verir. Önemli olan görevin bağımsız yürütülebilmesi, yeterli kaynağın sağlanması ve en üst yönetime doğrudan raporlanabilmesidir. Çalışma protokolünü bu güvenceleri karşılayacak şekilde kurarız.
İhlal olduğunda bildirim süresi nasıl işliyor?
Kurul kararı uyarınca veri ihlali, ihlalin öğrenildiği tarihten itibaren gecikmeksizin ve en geç yetmiş iki saat içinde Kurul’a bildirilir. Sayaç, verinin sızdığı an değil, veri sorumlusunun durumu öğrendiği an başlar. Etkilenen ilgili kişilere de makul olan en kısa sürede bildirim yapılır.
Sorumluluk size mi geçiyor?
Hayır. Veri sorumlusu sıfatı ve buna bağlı hukuki sorumluluk kurumda kalır; bu sıfat sözleşmeyle devredilemez. Bizim taahhüdümüz doğru değerlendirmeyi zamanında yapmak, riski yazılı olarak bildirmek ve kararın bilgiyle alınmasını sağlamaktır.
Acil bir durumda ne kadar sürede ulaşabiliriz?
Çalışma protokolünde acil durum kanalı ve hedeflenen ilk dönüş süresi yazılı olarak belirlenir. İhlal şüphesi gibi sayacın işlemeye başladığı durumlarda ilk değerlendirmeye aynı iş günü içinde başlanacak şekilde planlama yaparız.
Hizmet kapsamına eğitim de dâhil mi?
Temel bilgilendirme ve yeni işe başlayanlar için kısa oryantasyon oturumları kapsama eklenebilir. Rol bazlı ve ölçme içeren kapsamlı programlar ise ayrı bir çalışma olarak yürütülür; ikisini birlikte planladığımız kurumlarda takvimi tek yol haritasında birleştiririz.
İlgili
Bunlar da ilginizi çekebilir
DPO ve Dış Kaynak Uzman için teklif alın
İhtiyacınızı yazın; kapsamı netleştirmek için önce kısa bir görüşme planlayalım.